Udostępnianie dokumentu

Treści związane z udostępnianiem dokumentu zostały opisane w Instrukcji Obsługi tu: SPRAWDŹ

Kto ma dostęp do mojego dokumentu? #

Dokument jest dostępny tylko dla Autora (osoba, która utworzyła dokument). Inni użytkownicy mogą mieć do niego dostęp dopiero po udostępnieniu im dokumentu. SPRAWDŹ

Czy ktoś poza osobą, która utworzyła wniosek na swoim koncie w systemie, będzie go widzieć? #

Dokument widzi tylko Autor (osoba, która utworzyła dokument). Inni użytkownicy mogą go zobaczyć dopiero po udostępnieniu im dokumentu. SPRAWDŹ

Gdzie znaleźć informacje o autorze dokumentu? #

Wewnątrz dokumentu w zakładce Informacje: sekcja Udostępnianie. SPRAWDŹ

Gdzie znaleźć informacje komu udostępniono dokument? #

Wewnątrz dokumentu w zakładce Informacje: sekcja Udostępnianie. SPRAWDŹ

Czy mogę udostępnić dokument innemu użytkownikowi? #

Tak. SPRAWDŹ

Komu mogę udostępnić dokument? #

Dokument można udostępnić każdej osobie, która posiada dostęp do aplikacji Subdot. Należy pamiętać, że dostęp do aplikacji przysługuje wyłącznie osobom posiadającym firmowe konto w Microsoft. SPRAWDŹ

Czy dostęp do edycji (lub sam podgląd) wniosku można udostępnić innym osobom z tego samego lub innego instytutu? #

Dokument można udostępnić każdej osobie, która posiada dostęp do aplikacji Subdot. Należy pamiętać, że dostęp do aplikacji przysługuje wyłącznie osobom posiadającym firmowe konto w Microsoft. SPRAWDŹ

Ilu osobom mogę udostępnić dokument? #

Czy można udostępnić dokument więcej niż jednej osobie? Dokument można udostępniać wielu osobom. SPRAWDŹ

Czy mogę udostępnić tylko jedną sekcję lub jedno pole w dokumencie? #

Nie, nie jest możliwe udostępnienie tylko jednej sekcji lub wybranego pola. Formularz można udostępnić cały. Wszystko, albo nic ;) SPRAWDŹ

Czy jest wykrywana równoległa praca na formularzu? #

Tak, jest wykrywana równoległa praca na formularzu i nie jest możliwa równoległa praca nad dokumentem w tym samym czasie przez kilku użytkowników. W przypadku, gdy jeden użytkownik ma otwarty formularz dokumentu, wszyscy inni użytkownicy będą mieli ten formularz zablokowany do edycji - będzie można wejść w dokument, ale wszystkie pola będą wyszarzone i zablokowane do edycji. Informacje o tym, kto edytuje formularz (kto zablokował dokument) znajduje się w zakładce Informacje. Dopiero, gdy osoba edytująca wniosek go zapisze i z niego wyjdzie, będzie on możliwy do edycji dla kolejnej osoby, która go otworzy. SPRAWDŹ

Czy są jakieś zabezpieczenia przed edycją kilku użytkowników jednocześnie i konfliktem? #

Tak. W przypadku, gdy jeden użytkownik ma otwarty formularz dokumentu, wszyscy inni użytkownicy będą mieli ten formularz zablokowany do edycji - będzie można wejść w dokument, ale wszystkie pola będą wyszarzone i zablokowane do edycji. Informacja o tym, kto edytuje formularz (kto zablokował dokument) znajduje się w zakładce Informacje. SPRAWDŹ

Gdzie sprawdzić wygenerowane wcześniej zaproszenia? #

Wewnątrz dokumentu w zakładce Informacje, w ostatniej sekcji Udostępnianie. Po kliknięciu w przycisk “Udostępnij” SPRAWDŹ

Jak udostępnić dokument innemu użytkownikowi? #

W kilku krokach opisanych w instrukcji, o tu: SPRAWDŹ

Jak wygenerować zaproszenie? #

Szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji, o tu: SPRAWDŹ

Co to znaczy “odczyt” na formularzu zaproszenia? #

Użytkownik z tym poziomem dostępu będzie miał możliwość jedynie przeglądania dokumentu, bez możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian.

Co to znaczy “zapis-odczyt” (edycja) na formularzu zaproszenia? #

Użytkownik z tym poziomem dostępu będzie mógł nie tylko przeglądać dokument, ale także wprowadzać w nim modyfikacje, co sprawia, że jest to idealna opcja dla osób, które mają współtworzyć lub edytować dokument. SPRAWDŹ

Co to jest maksymalna liczba użyć? #

To wartość, która ustala, ile osób może skorzystać z danego linku. SPRAWDŹ

Co się stanie, gdy maksymalna liczba użyć zostanie przekroczona? #

Wówczas link będzie nieaktywny. Osoba, która dostanie link i kliknie “Zaakceptuj zaproszenie” otrzyma czerwony komunikat błędu. Aby udostępnić tej osobie dokument, należy wygenerować nowe zaproszenie. SPRAWDŹ

Co to jest czas ważności linku? #

To wartość, która określa, przez ile dni link będzie aktywny. SPRAWDŹ

Co się stanie, gdy wyślę link po upływie czasu ważności? #

Wówczas link będzie nieważny. Osoba, która dostanie link i kliknie “Zaakceptuj zaproszenie” otrzyma czerwony komunikat błędu. Aby udostępnić tej osobie dokument, należy wygenerować nowe zaproszenie. SPRAWDŹ

Uzupełniłem/-am wszystkie pola formularza Udostępniania, gdzie jest zaproszenie? #

Należy jeszcze kliknąć przycisk „Generuj” :) Czasem można o tym zapomnieć. Następnie zaproszenie pojawi się na dole okna, z podstawowymi informacjami i przede wszystkim z linkiem do skopiowania. Należy kliknąć “Kopiuj link” i wysłać go osobie, której chcemy udostępnić dokument. SPRAWDŹ

Wygenerowałem/-am zaproszenie, co teraz? Jak przekazać zaproszenie innemu użytkownikowi? #

Na zaproszeniu należy kliknąć “Kopiuj link”, a następnie wysłać / przekazać go bezpośrednio osobie, której chcemy udostępnić dokument. SPRAWDŹ

Co zrobić, gdy otrzymałem/-am zaproszenie do dokumentu? #

Należy kliknąć w link lub wkleić go do przeglądarki. Jeśli jesteśmy zalogowani do aplikacji, to automatycznie wyświetli nam się okno z informacją o udostępnianym dokumencie, którego dotyczy zaproszenie oraz przyciskiem do przyjęcia zaproszenia. Dopiero po zaakceptowaniu zaproszenia (kliknięcie w przycik “Zaakceptuj zaproszenie”), dokument będzie udostępniony do odczytu i/lub edycji. Jeśli nie jesteśmy zalogowani, to po wejściu w link aplikacja przekieruje nas najpierw do okna logowania. SPRAWDŹ

Zaakceptowałem/-am zaproszenie, ale pojawił się komunikat błedu, dlaczego? #

Przyczyną może być nieważny link. Albo upłynął termin ważności, albo liczba użyć tego zaproszenia została już wyczerpana. Należy wówczas wygenerować nowe zaproszenie. SPRAWDŹ

Zaakceptowałem/-am zaproszenie, wszystko jest ok, gdzie jest ten dokument? #

Dokument znajduje się na liście “W opracowaniu” we wnioskach lub raportach - w zależności od rodzaju dokumentu. SPRAWDŹ

Czy po wejściu w dokument zobaczę wszystkie uzupełnione dotychczas dane? #

Tak, po udostępnieniu widoczne są wszystkie informacje uzupełnione do tej pory w dokumencie. SPRAWDŹ

Otworzyłem/-am udostępniony dokument, ale nie mogę go edytować, dlaczego? #

Są dwie możliwości:

1. Dokument został udostępniony tylko do odczytu (można to sprawdzić w zakładce Informacje w sekcji Udostępnianie).
2. Dokument został zablokowany do edycji, ponieważ inny użytkownik właśnie nad nim pracuje. Informacje o tym, kto aktualnie pracuje nad dokumentem, można znaleźć w zakładce Informacje. Jeśli osoba edytująca dokument poinformowała nas, że opuściła już dokument, należy odświeżyć stronę (kliknąć F5 lub przycisk odświeżania przeglądarki). SPRAWDŹ

Użytkownik, który edytował dokument, już go nie edytuje, a ja nadal nie mogę uzupełnić pól, dlaczego? #

Jeśli osoba edytująca dokument dała nam znać, że opuściła już dokument, należy odświeżyć stronę (kliknąć F5 lub przycisk odświeżania przeglądarki). Subdot sprawdza status dokumentu (czy jest edytowany przez innego użytkownika) w momencie wejścia na dokument. Gdy jesteśmy na nim, Subdot nie sprawdza co chwilę w czasie rzeczywistym, czy użytkownik edytujący dokument już go opuścił. Potrzebujemy w tym celu odświeżyć stronę. SPRAWDŹ

Co się stanie, jeśli zamknę przeglądarkę, a nie zamknę wcześniej dokumentu, nad którym pracowałem/-am? #

Jeśli użytkownik nie wyjdzie z dokumentu, czyli nie wróci na listę “Wnioski w opracowaniu”, to system nadal “pamięta”, że użytkownik pracował nad tym dokumentem i nie pozwala innym użytkownikom go edytować przez 10 minut. Takie zabezpieczenie jest celowe, gdyż chroni przed utratą łączności z serwerem. Dlatego, jeśli chcemy, aby inny użytkownik zaczął edytować wniosek, to musimy wyjść z niego - wówczas system od razu zwalnia blokadę i użytkownik, który czeka na możliwość rozpoczęcia pracy z dokumentem wystarczy, że odświeży stronę (naciśnie F5) - nie musi czekać 10 minut, bo pierwszy użytkownik prawidłowo wyszedł z dokumentu i już go nie blokuje.

Uzupełniłem/-am dokument i zapisałem/-am. Kiedy inni zobaczą wprowadzone przeze mnie dane? #

Po zapisaniu zmian na dokumencie - czyli po kliknięciu “Sprawdź i zapisz”. SPRAWDŹ

Kiedy zobaczę nowe dane wprowadzone przez innego uzytkownika? #

Jeśli osoba oczekująca nowych zmian na dokumencie ma aktualnie otwarty dokument, wówczas wskazane będzie odświeżenie strony, aby Subdot ponownie pobrał dane dokumentu. SPRAWDŹ

Czy każdy (autor i osoby, którym udostępniono dokument) będzie widział wszystkie zmiany i dane na dokumencie, jakie będą wprowadzane? #

Tak. SPRAWDŹ

Czy osoba, której udostępniłem/-am dokument, może wygenerować pdf? #

Tak.

Czy osoba, której udostępniłem/-am dokument, może wysłać go do Centrum? #

Nie. Tylko Autor dokumentu może wysłać go do Centrum. SPRAWDŹ

Czy osoba, której udostępniłem/-am dokument, może zmienić jego tytuł? #

Nie. Tylko Autor dokumentu może zmienić jego tytuł. SPRAWDŹ

Czy osoba, której udostępniłem/-am dokument, może ten dokument usunąć? #

Nie. Tylko Autor dokumentu może usunąć ten dokument. SPRAWDŹ

Czy jeśli Autor zmieni nazwę dokumentu, to osoby, którym udostępnino dokument, widzą zmienioną nazwę? #

Tak. SPRAWDŹ

Czy jeśli Autor usunie dokument, to czy usunie się on również u osób, którym udostępniono ten dokument? #

Tak. SPRAWDŹ

Czy jak Autor usunie zaproszenie, to osoby, które z niego skorzystały, nadal będą miały dostęp do dokumentu? #

Tak. Raz udzielony dostęp do dokumentu zostaje z użytkownikiem na wieki. Dlatego warto się zastanowić, komu udzielamy dostępu do naszego dokumentu :) SPRAWDŹ

Czy mogę cofnąć udostępnienie dokumentu? #

Nie ma takiej możliwości. Dlatego warto się zastanowić, komu udzielamy dostępu do naszego dokumentu :) SPRAWDŹ

Czy użytkownicy, którym udostępniono dokument, mogą go udostępniać kolejnym użytkownikom? #

Tak, mogą. Wszyscy użytkownicy, którym udzielono dostępu są widoczni w zakładce Informacje w sekcji Udostępnianie. SPRAWDŹ

Czy można zmienić Autora dokumentu? #

Tak, w przypadku, gdy Autor dokumentu np. zachoruje, to jego uprawnienia mogą być przypisane innej osobie. Prośbę o zmianę Autora dokumentu i przypisanie tego dokumentu innej osobie należy przesłać do Centrum Łukasiewicz.